Para qué sirve el flujo de caja proyectado
El flujo de caja proyectado estima cuánto dinero va a entrar y salir de la empresa en los próximos meses y, con eso, cuál va a ser el saldo de cada día. Es la base de varias decisiones de tesorería:
- Fondear a tiempo. Ver con semanas de anticipación en qué fechas falta caja permite usar las líneas de crédito o negociar con el banco antes de llegar al sobregiro.
- Invertir los excedentes. Saber cuánto sobra y por cuánto tiempo define a qué plazo se puede invertir sin comprometer los pagos.
- Programar los pagos. Los pagos grandes se pueden acomodar a los días en que entra la caja.
- Responder a la dirección y a los bancos. La pregunta de cuánta caja habrá al cierre del trimestre tiene una cifra sustentada.
La proyección sirve en la medida en que está al día y se sabe de dónde sale cada número.
Por qué la proyección en hoja de cálculo se queda vieja
En la mayoría de las empresas cada área envía su archivo, la tesorería los consolida a mano y, cuando termina, ya cambió algo: una factura se movió, un contrato se firmó, un cliente pagó tarde. Nadie sabe con certeza qué cifra cargó cada área ni cuándo la actualizó, y la versión de la semana pasada se pierde al sobrescribir el archivo.
FLIQO reúne los flujos en un solo lugar, guarda quién cargó cada uno y de qué fuente salió, y conserva las versiones anteriores.
De dónde salen los flujos
- Registro directo de cobros y pagos estimados, uno por uno.
- Plantillas de Excel para cargar muchos flujos a la vez, con validación antes de aplicarlos.
- Archivos del ERP mediante conectores que leen el reporte tal como sale del sistema. El origen de cada flujo queda registrado, y una carga nueva reemplaza a la anterior dentro de su rango de fechas sin borrar el historial.
- Pagos y cobros recurrentes, como la nómina, los arriendos o los servicios, que se proyectan solos con su frecuencia.
- Flujos de otros módulos: las cuotas de la deuda, los vencimientos de las inversiones y los traslados entre cuentas entran a la proyección cuando se registran en su módulo, sin digitarlos dos veces.
Día por día, desde el saldo real
La proyección arranca del último saldo observado de cada cuenta y suma ingresos y egresos día por día hasta el horizonte que fija la empresa, que puede ir desde un mes hasta tres años. Los flujos en otras monedas se convierten a la moneda de la empresa, y para las fechas futuras se usa una tasa calculada con las tasas de interés de cada moneda.
Los pagos que caen en fin de semana o en un feriado bancario se mueven al día hábil que corresponde según el calendario de cada país.
La matriz por categoría
La matriz muestra los ingresos y egresos de cada período según el árbol de categorías de la empresa, por día, semana o mes, con el saldo al final de cada columna. Se exporta a Excel y a PDF.
Junto a la caja proyectada, la matriz muestra la liquidez movilizable: la caja más las inversiones que se pueden redimir y el crédito disponible. Un mes puede quedar corto de caja y cubierto con ese respaldo; la matriz distingue los dos casos.
Cada cifra tiene un responsable
Una proyección se mantiene al día cuando cada área responde por sus cifras. En FLIQO:
- Ventanas de carga. Cada período tiene una fecha de apertura y una fecha límite para que las áreas carguen o actualicen sus estimados.
- Avisos de estimados viejos. Cuando un estimado lleva tiempo sin revisarse y su fecha de pago se acerca, FLIQO le escribe a su responsable, que es quien gestiona el dato en el sistema de origen y no necesariamente quien subió el archivo.
- Escalamiento. Si el responsable no actualiza, el aviso pasa al líder de su área o departamento.
Un panel muestra qué tan al día está cada responsable y si los recordatorios están funcionando.
Pronósticos automáticos para completar el horizonte
Es común que las áreas estimen bien los próximos meses y dejen vacío el final del horizonte, o que un contrato recurrente termine y nadie lo renueve en la proyección. Ese vacío se lee como si no fuera a entrar ni salir dinero.
FLIQO detecta las categorías que se quedan sin estimado en alguna parte del horizonte y propone las cifras que faltan. Cuando hay un pago recurrente pactado o un patrón de días fijos, como una nómina que se paga el 30, usa ese dato. En los demás casos usa un método estadístico sobre la historia real de la categoría.
Para elegir el método, FLIQO pone a prueba varios (mediana histórica, último valor, mismo período del ciclo anterior, tendencia, y tendencia con estacionalidad) contra lo que de verdad ocurrió en los últimos años, y muestra cuál se equivocó menos en cada categoría. La tesorería decide cuál asignar.
Las propuestas se pueden generar a demanda o cada día de forma automática, y llegan a una bandeja de validación. Ninguna entra a la proyección hasta que su responsable la aprueba o la corrige.
Estimado contra real
Los movimientos que llegan en los extractos se emparejan con los estimados que les corresponden, dentro de tolerancias de fecha y de monto que la empresa ajusta por categoría. Las diferencias se pueden anotar con su causa, para que la próxima proyección aprenda de la anterior.
Con esa misma información FLIQO mide qué tan acertado fue el pronóstico.
Versiones que se pueden comparar
Cada día se guarda una foto de la proyección. Se puede abrir cualquier foto tal como estaba, compararla con otra fecha y superponer el saldo real para ver qué cambió entre una versión y otra.
Hipótesis sin tocar los datos
El modo de sensibilidad de la matriz permite cambiar cifras, en valor o en porcentaje, y ver de inmediato el efecto en el saldo. El escenario se guarda con una nota que explica los supuestos y se puede compartir con otras personas. Los datos reales no cambian.
Consultas a Aria
Puede preguntarle a Aria cuál es el saldo más bajo de los próximos 90 días y en qué fecha cae, qué categorías no tienen estimado, qué estimados llevan tiempo sin actualizarse y de quién son, o si lo real está cumpliendo lo proyectado en el trimestre. Aria responde con los mismos datos de las pantallas.
Preguntas frecuentes
¿Hay que dejar de usar el ERP?
No. FLIQO lee los archivos que el ERP ya genera y los convierte en flujos de la proyección. El ERP sigue siendo el sistema donde se registran las facturas y la contabilidad.
¿Qué pasa con lo que ya se pagó?
La proyección parte del saldo real de hoy, que ya incluye lo pagado, y suma solo los flujos de hoy en adelante. Cuando el movimiento real llega en el extracto, se empareja con su estimado para comparar lo previsto con lo que ocurrió.
¿Se puede trabajar con varias monedas?
Sí. Cada flujo conserva su moneda y se convierte a la moneda de la empresa con la tasa que corresponde a su fecha.
¿Quién puede cambiar un estimado de otra área?
Depende de los permisos. Por defecto, cada persona modifica lo suyo; la empresa decide si alguien puede editar lo de su área o su departamento. Los flujos que genera un módulo, como las cuotas de la deuda, solo se cambian desde ese módulo.
¿Sirve para un grupo de empresas?
Sí. Cada empresa tiene su proyección, y la vista de grupo muestra el saldo de hoy y el proyectado a 30 días de cada filial, en la moneda de la matriz.