Por qué la clasificación decide qué tan útil es la proyección
Una proyección es tan buena como la forma en que se agrupan sus flujos. Con una partida de «varios» no se puede estimar nada ni explicar por qué la caja se desvió. Y el plan de cuentas contable tampoco sirve para esto: registra cuándo se causa un gasto o un ingreso, no cuándo entra o sale el dinero.
FLIQO separa el nivel en el que se planea la caja del nivel en el que se reporta, y deja que cada organización defina los dos.
Posiciones de liquidez: el nivel en el que se planea
Una posición de liquidez reúne cobros o pagos de la misma naturaleza, que se repiten con un comportamiento reconocible: ventas de contado, nómina, proveedores nacionales, servicio de deuda. Es el nivel de detalle al que se proyecta, se estima y se mide cuánto se desvió lo real de lo previsto.
Por eso cada posición tiene su propia configuración: si entra al pronóstico automático y con qué periodicidad, sus tolerancias para emparejar lo real con lo estimado y su papel en la banda de liquidez. Es normal tener decenas o cientos de posiciones y ajustarlas a medida que cambia el negocio.
Clasificaciones: pocas y estables, para reportar y consolidar
Una clasificación agrupa muchas posiciones bajo una misma naturaleza financiera: ingresos operativos, gastos de operación, inversión, financiación. Son pocas, entre cinco y quince, y cambian muy poco.
Se mantienen iguales en toda la organización. Así la caja se puede leer por concepto en toda la organización, aunque cada empresa tenga sus propias posiciones de liquidez. En la matriz de proyección, un botón pasa del detalle de las posiciones al resumen por clasificación.
Jerarquías de liquidez: el mismo dato, leído de varias maneras
Tesorería quiere ver el recaudo separado de los pagos; la dirección quiere ver lo comercial contra lo administrativo. Son dos lecturas de los mismos movimientos, y las dos tienen que sumar lo mismo. Una jerarquía de liquidez es cada una de esas lecturas.
- Ingresos y egresos en la raíz, fijos, para que ningún subtotal mezcle lo que entra con lo que sale.
- Ramas con los nombres de su negocio, anidadas en tantos niveles como haga falta.
- Las posiciones de liquidez como hojas, cada una en un solo lugar del árbol y del lado que le corresponde. El sistema lo hace cumplir, para que los subtotales nunca sumen más que el total.
Lo que todavía no se ha ubicado aparece como «Sin asignar» y sigue sumando al saldo, así que un árbol a medio armar ya sirve.
Una jerarquía puede ser propia de una empresa o común a varias. La común define la estructura y cada empresa ubica en ella sus propias posiciones. Como cada movimiento lleva también su departamento y su área, la misma estructura sirve para leer la caja de toda la organización o la de una sola unidad.
Las jerarquías se aplican también sobre el pasado, incluso una creada hoy. Reorganizarla publica una versión nueva y la anterior se conserva.
Lo que se ve pero no suma
Algunas posiciones informan sin mover el saldo, como un flujo que conviene tener a la vista pero que no es caja de la empresa. Se marcan como informativas: aparecen en la matriz, en su propia sección, y quedan fuera del saldo proyectado.
Otras se marcan como posiciones de portafolio, según su disponibilidad (a la vista, a plazo o restringida), y alimentan la vista de inversiones.
Movimientos del banco que llegan clasificados
Cuando se carga un extracto, las reglas de clasificación asignan cada movimiento a su posición de liquidez. Una regla combina condiciones sobre la descripción, el monto, la moneda, la fecha, la cuenta, el tipo de cuenta y la contraparte, y las reglas se evalúan en el orden de prioridad que define la tesorería.
Si ninguna regla aplica, el movimiento toma la posición de respaldo de la cuenta donde llegó (la cuenta de nómina, a salarios), después la de su contraparte, y si tampoco hay, queda sin clasificar a la espera de una persona.
Cada regla puede tener vigencia por fechas, y se activa o desactiva sin borrarla.
La contraparte se reconoce sola
Antes de aplicar las reglas, FLIQO busca en la descripción del movimiento el identificador tributario de la contraparte, con el formato de cada país, y la reconoce en el registro de contrapartes. Así una regla puede usar al cliente o al proveedor como condición, y cada contraparte puede tener su posición sugerida.
Cada regla rinde cuentas
La lista de reglas muestra, para cada una, cuántos movimientos clasificó en los últimos 30 días y qué parte no tuvo que corregir nadie, con un semáforo. Cuando alguien cambia la clasificación de un movimiento que asignó una regla, queda registrado como corrección. Una regla que empieza a fallar, por ejemplo porque el banco cambió la descripción, se nota antes de que ensucie el mes.
«Sin clasificar» es un punto de partida
Toda organización empieza con todo sin clasificar, y FLIQO funciona así desde el primer día. La clasificación se afina con el tiempo, a medida que la tesorería define posiciones, reglas y jerarquías.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi plan de cuentas?
Puede servir de punto de partida para definir las posiciones, pero una posición de liquidez no es una cuenta contable: describe cuándo entra o sale el dinero, no cuándo se causa.
¿Cuántas posiciones conviene tener?
Las necesarias para que cada una agrupe flujos del mismo tipo. Una posición que mezcla conceptos distintos no se puede estimar bien. Para reportar con menos detalle están las clasificaciones y las jerarquías.
¿Qué pasa con el histórico si reorganizo la estructura?
Nada se pierde. Las fotos de la proyección se guardan al nivel de las posiciones, así que cualquier jerarquía, incluso una nueva, se puede aplicar sobre meses anteriores.
¿Sirve para una empresa con varias áreas o para varias empresas?
Sí. Dentro de una empresa, cada movimiento lleva su departamento y su área. Entre varias empresas, las clasificaciones y las jerarquías comunes permiten leerlas juntas aunque cada una tenga sus propias posiciones.
¿Las reglas reemplazan el criterio de la tesorería?
No. Clasifican lo repetitivo y dejan lo dudoso para una persona. La tesorería decide las reglas y puede corregir cualquier clasificación.