Una proyección que no se contrasta con el banco pierde valor
La proyección de caja dice qué debería pasar. El extracto dice qué pasó. Cuando las dos cosas viven en archivos separados, nadie sabe si el pago a un proveedor salió en la fecha prevista, si el cobro de un cliente llegó completo o si el banco descontó una comisión que nadie había proyectado. La diferencia se nota a fin de mes, cuando el saldo real no coincide con el proyectado y ya no es fácil saber por qué.
FLIQO compara cada movimiento del extracto con lo que se había proyectado y muestra qué se cumplió, qué no y qué llegó sin estar previsto.
El extracto entra como viene del banco
El extracto se carga en los formatos estándar que la mayoría de los bancos pueden exportar: MT940, camt.053, MultiCash o CSV. FLIQO reconoce el formato por el contenido del archivo, así que no hace falta indicarlo, y una misma entidad puede entregar un formato en una cuenta y otro en otra.
Un archivo puede traer varias cuentas. FLIQO separa los movimientos y el saldo de cada una y los asocia a la cuenta que corresponde. Si el archivo trae una cuenta que todavía no existe en FLIQO, sus movimientos no se cargan y la carga lo informa.
Cargar dos veces el mismo archivo no duplica los movimientos: FLIQO reconoce que ya se cargó y lo rechaza.
El saldo del banco es el punto de partida
Cuando el extracto trae el saldo de cierre de la cuenta, ese saldo queda registrado como el saldo observado de la cuenta en esa fecha. Desde ese saldo arranca la proyección.
Ese saldo queda marcado como informado por el banco. Una carga posterior por plantilla o una captura manual del mismo día no lo reemplazan, y esa carga avisa dónde conservó el saldo del banco.
Cada movimiento real frente a lo que se proyectó
Al terminar la carga, FLIQO busca para cada movimiento real el movimiento proyectado que le corresponde: mismo sentido, misma moneda, una fecha cercana y un monto parecido. Cuánta diferencia de fecha y de monto se acepta lo decide la empresa, con un valor general y otro distinto para las categorías que lo necesiten. El arriendo, por ejemplo, admite poca diferencia, mientras que las ventas del día varían más.
El emparejamiento no exige que el movimiento del banco esté clasificado. Un movimiento que llegó sin categoría se puede emparejar con un pago proyectado que sí la tiene.
Cuando el emparejamiento automático no alcanza, se hace a mano. Un pago proyectado que el banco ejecutó en dos o más partes se vincula con todas ellas, y cualquier vínculo se puede deshacer.
Los traslados entre cuentas se cierran solos
Antes de comparar contra lo proyectado, FLIQO revisa si un movimiento del extracto corresponde a un traslado entre cuentas propias que se registró y todavía no se había ejecutado. Si lo encuentra, el traslado pasa a ejecutado y el movimiento del extracto no se carga por segunda vez.
Si dos traslados pendientes tienen el mismo monto, en la misma cuenta y el mismo día, FLIQO no elige uno al azar: deja el caso señalado para que alguien lo resuelva.
Qué se cumplió, qué no llegó y qué no estaba previsto
La pantalla de conciliación resume el período en cuatro cifras:
- Cumplimiento: qué parte del monto proyectado tuvo su movimiento real.
- Proyectado que no llegó: los movimientos previstos que no aparecieron en el banco. Puede ser un cobro atrasado, un pago que se aplazó o algo que no va a ocurrir.
- Real que no estaba previsto: lo que el banco movió sin que estuviera en la proyección. Si se repite, como una comisión o un impuesto automático, conviene agregarlo a la planeación.
- Pendiente de clasificar: qué parte de los movimientos reales no tiene categoría todavía. Es informativo y no impide conciliar.
El cumplimiento también se ve por categoría, para saber en qué tipo de flujo la proyección acierta y en cuál se desvía.
Clasificar sin frenar la operación
Los extractos no traen categoría: traen fecha, descripción y monto. FLIQO separa siempre ingresos de egresos, y cuando hay reglas de clasificación configuradas les asigna la categoría que corresponde. Lo que ninguna regla reconoce queda sin clasificar, suma en el saldo como cualquier otro movimiento y se puede reclasificar después, uno por uno o en bloque.
Consultas a Aria
Puede pedirle a Aria que proponga emparejamientos de un período o de una cuenta, con qué tanta seguridad sugiere cada uno y qué diferencia de fecha y de monto tiene. Aria propone y usted confirma: ningún vínculo se crea sin una aprobación en el chat, y cada uno queda registrado con quién lo aprobó.
Preguntas frecuentes
¿Necesito conectar el banco para conciliar?
No. Basta con el archivo que el banco exporta desde su portal, en cualquiera de los formatos estándar.
¿Qué pasa si un movimiento real no se parece a ninguno proyectado?
Queda como real no previsto. Se puede vincular a mano con el movimiento proyectado que corresponde o dejar como una salida o entrada que no estaba en la planeación.
¿Hay que clasificar los movimientos del banco antes de conciliar?
No. La conciliación funciona con movimientos sin clasificar. Clasificarlos mejora el análisis por categoría, pero no es un requisito.
¿Puedo cambiar la tolerancia después de conciliar?
Sí. La nueva tolerancia aplica a los emparejamientos siguientes. Los ya hechos se conservan, y se pueden deshacer para volver a emparejar con el criterio nuevo.
¿Quién ve los movimientos de cada cuenta?
Una cuenta se puede restringir a los roles que la necesitan. Quien no tiene acceso no ve sus movimientos en la conciliación, y quien no puede operarla no puede cargar un extracto que la incluya.