El presupuesto dice cuánto, la caja necesita saber cuándo
Cada año la empresa aprueba un presupuesto con un techo por categoría y por mes. Ese presupuesto se aprueba en base contable: dice cuándo se reconoce el gasto, no cuándo sale el dinero del banco. Con sólo el techo anual, la tesorería no sabe en qué mes va a necesitar los recursos: puede salir tarde a buscar financiamiento o fondearse antes de tiempo y pagar intereses por dinero quieto.
La respuesta la tienen las áreas, que saben cuándo van a pagar y cuándo van a cobrar. FLIQO las pone a planear la caja dentro de la misma herramienta y compara lo que estimaron con lo que se les aprobó.
Cada área carga lo que conoce
La empresa se organiza en departamentos y áreas, y cada movimiento estimado lleva la unidad que responde por él. Las áreas cargan sus estimados a mano, desde una plantilla de Excel o como recurrencias, y la tesorería ve la proyección completa de la empresa.
Cada persona edita lo que cargó. Cuando un equipo pequeño se reparte el trabajo, la empresa puede permitir que sus integrantes corrijan lo que cargó un compañero de la misma área o del mismo departamento, y cada cambio queda registrado con quién lo hizo.
Un calendario común para actualizar
Cada período tiene una fecha de apertura y una fecha límite para que las áreas carguen o revisen sus cifras. FLIQO vigila qué estimados llevan tiempo sin tocarse y tienen su fecha de pago cerca, le escribe a su responsable y, si no hay respuesta, le avisa al líder de su área o departamento.
Presupuesto aprobado frente a lo que ya tiene fecha
La tesorería carga el presupuesto aprobado desde un archivo de Excel, por categoría, mes y, si quiere, área. FLIQO lo compara mes a mes con la caja que las áreas ya estimaron y muestra, para cada categoría:
- Aprobado: el techo del año y de cada mes.
- Estimado en caja: lo que las áreas ya pusieron con fecha de pago o de cobro.
- Brecha: lo aprobado que todavía nadie distribuyó en el calendario.
- Cobertura: qué parte del techo ya tiene fecha.
La brecha es la señal: un área tiene recursos aprobados y todavía no dijo cuándo los va a usar.
Del mes contable al mes de caja
Un gasto que se reconoce en enero con un proveedor a treinta días se paga en febrero. Por eso FLIQO compara lo aprobado para un mes con la caja del mes en que ese dinero realmente se mueve. La empresa define ese desfase en general y cada categoría puede tener el suyo: la nómina se paga el mismo mes y una importación puede tardar varios. Cambiar el desfase no obliga a cargar el presupuesto de nuevo.
Cada departamento, con su líder
Además de la vista por categoría, el cumplimiento se ve por departamento y por área, que es como se organizan las personas. Cada fila muestra a su líder, cuánto se le aprobó, cuánto distribuyó, cuántos meses tienen ya su estimado y un estado: al día, parcial, sin distribuir, o con gastos estimados que no tenían techo aprobado. Las peores coberturas aparecen primero.
El analista carga y el líder responde. Los líderes se asignan en la estructura de la organización, y un área sin líder propio hereda el de su departamento. El cuadro se exporta a Excel para llevarlo a un comité.
La empresa puede activar avisos automáticos: cada mañana FLIQO revisa el cumplimiento y le escribe al líder cuya unidad quedó sin distribuir, gastó sin techo aprobado o tiene una brecha por encima del umbral que se fijó.
Cada unidad ve su parte
Una sede, una planta o un punto de venta pueden operar con un rol que sólo ve las cuentas y los movimientos de su unidad. Aun así, la liquidez es de toda la empresa. La vista de la unidad le muestra a su responsable, mes a mes, lo que su unidad aporta y consume en la proyección, y el estado de la empresa frente a su banda de liquidez, sin mostrarle el saldo total ni los umbrales.
Así quien administra una sede sabe si su caja presiona la de la empresa, sin ver lo que no le corresponde.
Consultas a Aria
Puede preguntarle a Aria qué categorías tienen presupuesto aprobado sin distribuir, cómo va el cumplimiento de un departamento o qué estimados de un responsable llevan tiempo sin actualizarse. Aria responde con los mismos datos de las pantallas y dentro de los permisos de quien pregunta.
Preguntas frecuentes
¿El responsable de un área puede cambiar el presupuesto aprobado?
No. El presupuesto lo carga y lo edita la tesorería o el administrador de la empresa, porque refleja una decisión de gobierno. Las áreas cargan su estimado de caja.
¿Hay que cargar el presupuesto por área?
No es obligatorio. Se puede cargar sólo por categoría y mes. Para ver el cumplimiento por departamento y área, el presupuesto tiene que traer el área.
¿Qué pasa si se carga el mismo presupuesto dos veces?
No se duplica. Si una línea ya existe, FLIQO pregunta si se reemplaza o se conserva, y las filas con códigos que no existen se informan sin detener el resto de la carga.
¿Los avisos a los líderes vienen activados?
No. Cada empresa decide cuándo activarlos y con qué umbral de brecha.
¿Un área puede ver la caja de las demás?
Depende de su rol. Un rol puede ver toda la empresa o sólo su departamento o su área, y las cuentas restringidas sólo las ven los roles que tienen acceso.