Un control que vive fuera de la herramienta no se cumple
En muchas tesorerías el control interno está escrito en una política y se ejerce por correo: alguien pide autorización, otra persona responde «aprobado» y la operación se hace en una hoja de cálculo que cualquiera puede modificar. Cuando llega la auditoría, reconstruir quién decidió qué, y con qué información, toma días.
FLIQO lleva el control dentro de la operación: la segunda firma, la separación de funciones, los permisos y el registro de cada cambio ocurren en el mismo lugar donde se trabaja.
Control dual en las decisiones críticas
Las decisiones de mayor impacto no se aplican con la voluntad de una sola persona. Una propone, otra distinta revisa el cambio y lo aprueba o lo rechaza. Así funcionan, entre otras:
- Activar, reemplazar o retirar la banda de liquidez de la empresa.
- Autorizar un cupo adicional y temporal sobre una contraparte, con su fecha de regularización.
- Reabrir un período contable ya cerrado, abrir uno futuro o cerrar uno antes de tiempo.
- Cambiar la clasificación contable de una inversión.
- Liquidar, recomprar o reabrir una emisión de deuda.
Quien solicita no puede aprobar su propia solicitud. Basta un rechazo para frenarla, y cada tipo de operación declara cuántas firmas exige. El aprobador ve el antes y el después del cambio, y la decisión se aplica en el mismo acto en que se registra: o quedan las dos, o ninguna.
Los aprobadores reciben un aviso cuando hay una solicitud pendiente, y quien la pidió recibe otro cuando se resuelve.
Separación de funciones
Algunas funciones conviene que las hagan personas distintas, y FLIQO permite separarlas:
- Estimar y registrar lo ejecutado: un rol puede cargar la proyección sin poder registrar movimientos reales, que quedan en manos de tesorería o llegan del banco.
- Decidir y ejecutar: en la cotización de divisas, quien adjudica la operación no le da cumplimiento. En inversiones, la mesa registra la operación y la entrega, y sólo después de recibirla se activa.
- Liberar y enviar al banco: los traslados entre cuentas se pueden operar con un solo equipo o con dos. Con dos, quien libera un traslado no lo envía ni lo confirma.
Cada empresa decide si activa estas separaciones. Una tesorería pequeña puede operar con una sola persona sin pedirle una firma que nadie más puede dar.
Cada persona ve y hace sólo lo que le corresponde
Los permisos se asignan por rol, y cada permiso es una capacidad concreta: ver la proyección, cargar movimientos, conciliar, aprobar. Para no armar cada rol permiso por permiso, FLIQO trae puestos de trabajo de tesorería, como tesorero, aprobador, auditor o analista de presupuesto, que se usan como punto de partida. Si después un rol se aparta de su puesto, la pantalla lo señala.
Además del rol, el acceso se puede limitar de dos formas:
- Por departamento o área: una persona puede ver sólo las cuentas y los movimientos de su unidad. Las cifras de toda la empresa, como la proyección, siguen completas para quien tiene permiso sobre ellas.
- Por cuenta: una cuenta se puede restringir a los roles que la necesitan, con nivel de consulta, operación o administración. Quien no tiene acceso no la ve en las listas ni en los totales.
Quién hizo cada cambio, y cuándo
La bitácora de actividad reúne en una sola línea de tiempo lo que pasó en la empresa: reclasificaciones de movimientos con el valor anterior y el nuevo, emparejamientos hechos a mano o automáticamente, solicitudes y decisiones de control dual, y los cambios de usuarios, roles y permisos.
Los cambios de usuarios, roles y permisos quedan con su autor, la fecha, el antes y el después. Cada intento de acceso, exitoso o no, queda registrado, y una cuenta se bloquea temporalmente tras varios intentos fallidos. Cada empresa define cuánto tiempo conserva su historial.
Lo que ya se cerró no se modifica
Cuando un período contable se cierra, los procesos que devengan intereses o congelan valoraciones dejan de escribir en él. La apertura de cada mes es automática; lo que sale de la rutina, como reabrir un mes anterior, pide una segunda firma.
Las valoraciones y los controles que se congelan en una fecha no se pisan: volver a correrlos ese día agrega una versión nueva y conserva la anterior. La cifra que se reportó el día del cierre sigue disponible un año después.
Revisiones diarias de consistencia
Cada día FLIQO revisa los datos de cada empresa en busca de inconsistencias que no se ven a simple vista. Por ejemplo, una cuenta que recibía el extracto del banco y cuyo último saldo se digitó a mano, un traslado entre cuentas al que le falta una de sus dos partes o una aprobación vencida que sigue pendiente. Los hallazgos quedan registrados para que alguien los corrija.
Aria también respeta los controles
Aria responde sólo con los datos que la persona que pregunta tiene permiso de ver. Cuando una acción pedida a Aria modifica datos, como aplicar emparejamientos de conciliación, Aria la propone y la persona la confirma en el chat. La acción queda registrada con quién la aprobó.
Preguntas frecuentes
¿Se puede exigir más de una aprobación?
Sí. Cada tipo de operación define el mínimo de firmas, y quien solicita puede pedir más para un caso puntual de mayor riesgo, nunca menos.
¿Un auditor puede revisar sin modificar nada?
Sí. El puesto de auditor viene con acceso de sólo lectura a la operación y a la bitácora de actividad.
¿Se registran las consultas?
No. Se registran los cambios y los accesos. Registrar cada consulta generaría un volumen que haría difícil encontrar lo importante.
¿Las aprobaciones llegan por correo?
Llegan al centro de notificaciones de FLIQO. Cada persona puede recibir además una copia por correo si lo activa en sus preferencias y la empresa tiene configurado su correo de salida.